Op de Oracle EBS risico / structuur pagina som ik een aantal risico's op die inherent zijn aan de modulaire opzet van de EBS. Ik ga ervan uit dat u de aldaar vermeldde risico's zelf kunt afdekken. Uw implementatie consultants hebben hiertoe als het goed is uitgebreide maandeinde routine documentatie verschaft. Doel van deze pagina is een aantal beheersingskansen te benoemen, met name bij het P2P proces. Ik werk meestal via F4F (Fit 4 Finance) en deze organisatie wenst dat ik hier niet het hele beheersingsmodel inclusief de te draaien rapporten en queries op deze site plaats. Vandaar dat ik de te verrichten controle wel benoem, maar niet de naam van het daadwerkelijke EBS rapport kan melden. 

Eerst ga ik kort in op de risico's inherent aan de modulaire opzet van de EBS, daarna geef ik een beheersingsplan voor het P2P proces. Waarschuwing vooraf, dit plan gaat op details in. Daarna sluit ik af met een aanbeveling.

Risico afdekking inherent aan modulaire opzet EBS. Dit is vooral het uitvoeren en inzichtelijk vastleggen van uw maandeinde routines. U kunt ervoor kiezen een maandelijkse shared directory aan te maken op uw netwerk waar per maand per module de aansluit rapporten worden opgeslagen. U kunt hier ook verder gaan en per module ook de uitvoerrapporten van de diverse stappen van het maandeinde proces op slaan ten bewijze dat deze stappen inderdaad zijn uitgevoerd. Voor zeer complexe organisaties met vele zogenaamde operating units en sets of books, of voor organisaties waar het aantonen van de correcte uitvoering van de maandeinde routine belangrijk is zijn hulpmiddelen ontwikkeld. Deze laten precies zien waar welke operating unit is met zijn maandeinde routine.

De risico's A en B zijn dus afgedekt door het draaien van de benodigde processen tijdens de maandeinde routine:
A] onvolledige of onjuiste processen binnen een module
B] onvolledige of onjuiste processen tussen modules onderling

De risico's C en D van aansluiten met grootboek en aansluiten van grootboek met rapportage oplossing zijn afgedekt door de aansluit rapporten in de maandeinde routine.

Indien u met een van bovenstaande stappen problemen ondervindt is het zaak zo snel mogelijk in te grijpen. Het risico is immers dat als er in de EBS zaken fout gaan het veel tijd en geld kan kosten dit te herstellen, hoe langer u wacht hoe erger het kan worden. Uw implementatie consultant moet u hier in eerste instantie mee verder kunnen helpen indien het de documentatie van de maandeinde routine zelf betreft. Indien de documentatie redelijk volledig is en er treden verschillen op die verklaard moeten worden dient u te beschikken over zelfstandig denkende creatieve probleemoplossers. Idealiter zitten er dergelijke mensen op uw functioneel beheer afdeling of op uw afdeling grootboek. 

Een praktische tip is een vinklijst invoeren van de door bijvoorbeeld functioneel beheer en grootboek uit te voeren stappen. Voor een afsluiting kijkt men dan of er die maandsluiting nog specifieke taken moeten worden toegevoegd aan de algemene lijst en worden alle taken verdeeld over de tijdens die maandeinde aanwezige personeelsleden. Als het personeel dit geen goed idee vindt wacht u tot het een keer fout gaat en dan moeten ze daarna toch aan de lijst en de taken gestructureerd gaan verdelen en afvinken. Het klinkt wellicht kinderachtig, maar het niet doorlopen van alle stappen geeft in deze een fout resultaat. En een fout resultaat corrigeren vanwege "accounting errors" heeft tegenwoordig consequenties en is een boodschap die u liever niet brengt.  

Een andere praktische tip is een FSG schrijven voor de aan te sluiten rekeningen (FSG is de rapport bouw tool die uw functioneel beheer afdeling waarschijnlijk wel beheerst). Uw functioneel beheer afdeling dan wel grootboek team kan dan alle relevante systeemrekeningen in een keer zien en ook afvinken wanneer deze zijn aangesloten. Sommige organisaties vinden dit een handig hulpmiddel, anderen zorgen voor alternatieve beheersingsmogelijkheden.

Beheersingsplan P2P proces. Ik ga uit van een situatie waarin de inkoopmodule is ingericht naast de crediteuren module.

Bij crediteuren wil men natuurlijk volledigheid van de te boeken kosten nastreven. Stap 1 is dan alle facturen binnen te laten komen op de crediteuren administratie zodat geen tijd verloren gaat met de interne post of met budgethouders die besluiten een factuurtje nog eventjes in de la te laten liggen alvorens deze door te sturen naar de crediteuren administratie. Daarna loopt men bij een hard close of een jaarafsluiting de werkvoorraad niet geboekte facturen door en voorziet de grote facturen indien nodig met een stelpost. Men kan na afsluiting van de module en tijdens het opstellen van de jaarrekening eventueel facturen betrekking hebbend op het voorgaande boekjaar boven een grensbedrag apart behandelen. Daarnaast is het zo dat tijdens de afsluiting van de crediteuren module sommige facturen niet worden opgenomen in het crediteuren saldo van de betreffende maand. Uw eerste medewerker crediteuren moet snappen wat ik bedoel en weet hoe deze lijst te genereren. Deze facturen kunt u eventueel voorzien met een stelpost in het grootboek. Sommige organisaties parkeren facturen waarvan ze de distributie niet weten op een balans grootboekrekening, als facturen in omloop, facturen nog te coderen. Deze volledige facturen dienen natuurlijk deels in de kosten genomen worden. Hiertoe zijn een aantal hulpmiddelen mogelijk. Het is mogelijk dat een factuur in een foute periode geboekt wordt. Sommige eerste medewerkers crediteuren lopen de proefbalans overzicht 1 uit het grootboek na op een aantal kritische grootboekrekeningen en kijken of het getoonde beeld naar verwachting is. Het is ook mogelijk een FSG te bouwen die de betreffende grootboekrekeningen laat zien.

Naast volledigheid van de kosten nastreven zien accountants graag specificaties. Indien u deze niet kan opleveren beheerst u uw systeem onvoldoende. Indien u voorraad heeft ingericht dan is het mogelijk dat er een systeemrekening is voor de nog te ontvangen facturen magazijngoederen. De zogenaamde eerste en tweede ontvangstboeking van de goederen heeft dan plaats gevonden maar de factuur moet nog komen. Bij twee klanten die deze rekening niet wensten of konden aansluiten heb ik significante resultaatseffecten gevonden, dus dit is een rekening die zeker dient te worden aangesloten. Hiertoe bestaat een aansluitrapport. Prijsverschillen dient u uiteraard ook te beheersen. U kunt zogenaamde IPV verschillen hebben tussen factuur en inkooporderprijs. Het is zaak deze te beheersen omdat dat de efficiency van uw crediteuren afhandeling bevordert. En omdat het indien de IPV naar een aparte grootboekrekening gaat een foute categorale verdeling geeft. En tenslotte omdat uw verplichtingen administratie bij grote IPV's niet een correct beeld laat zien. IPV kan je met een rapportje beheersen. Voor PPV geldt hetzelfde. PPV wordt altijd toegerekend aan 1 afdeling en kan daardoor ook voor verschuivingen in budgetten zorgen. Om uw PPV te beheersen (verschil vaste verrekenprijs en inkooporderprijs) is wederom een rapportje voor handen. U dient de betalingen onderweg rekening te kunnen specificeren en de saldo soort verplichtingen aan kunnen sluiten. (als iets niet is aangesloten mag het niet als management info worden beschouwd, dus wil u op verplichtingen kunnen sturen dienen daar ook aansluitingen plaats te vinden).

Bij inkoop kunt u overwegen de tranisitorische post inkoop te draaien. Dit is een automatische routine die een stelpost opneemt voor iedere ontvangst die nog niet gefactureerd is (voor zover het doorgaande goederen betreft, of beter, goederen en inkooporders waarvoor de optie gekozen is van "accrual at receipt", dit zijn vaak de zogenaamde doorgaande goederen). Dus stel, inkooporder is 120, ontvangen is 90, gefactureerd is 70 dan staat zonder deze routine slechts 70 in de kosten terwijl voor 90 is geleverd. De transitorische post inkoop boekt dan de aanvullende 20 kosten. Veel organisaties kiezen hier uiteindelijk voor. Vereist is echter een goed ontvangsten beheer. Goed ontvangsten beheer heeft grote positieve effecten op de efficiency van uw crediteuren afdeling en betekent ook dat uw verplichtingen administratie betere stuurinformatie kan opleveren. Om het ontvangsten beheer op orde te krijgen moeten aan de ene kant uw verwachte ontvangsten ontvangen zijn, en aan de andere kant moet u niet ten onrechte ontvangsten geboekt hebben. Verwachte ontvangsten wordt soms met een maatwerk rapportje of SQL statement gecontroleerd. Identificatie van ten onrechte ontvangen goederen gebeurt met maatwerk dan wel een standaard oracle rapport. Uw eerste medewerkers crediteuren / inkoop kunnen wellicht de eerder in dit artikel genoemde aansluit rapporten en analyse rapporten benoemen.

Het is ook belangrijk om te komen tot een juiste categorale indeling van de kosten. Naast prijsverschillen beheer wat eerder is vermeld moet u denken aan: controle van de koppeling van artikelen aan categorie, en controle van de koppeling categorie aan grootboekrekening. Daarnaast is controle op de codering van de non catelog orders belangrijk.

Aanbeveling. Ik heb de contouren van een mogelijk beheersingsplan geschetst voor het P2P proces. Van iedere module dient uw personeel te begrijpen wat er gebeurt en hoe de mate van beheersing te vergroten. Helaas geven implementatie consultants niet altijd een goed beheersingsplan mee. Terwijl juist in de fase na het uitvoeren van de soms rudimentaire maandeinde routines nog steeds veel beheersingskansen aanwezig zijn. Tussen de 3000 rapporten uit de EBS zitten ook een aantal nuttige rapporten, alleen dient men te weten welke rapporten dat zijn.

Het opstellen van een beheersingsplan dat verder gaat dan de door de implementatie consultants opgeleverde maandeinde routines kan uw organisatie tegen geringe investeringen duidelijk betere stuurinformatie opleveren. Het is aan u ter afweging waar u in investeert. Een relatief duur datawarehouse aanschaffen terwijl de te analyseren gegevens wellicht onvoldoende nauwkeurig zijn zet geen zoden aan de dijk.