We zien hier een ERP pakket bestaande uit een grootboek waaronder modules hangen. De modules die ik heb gekozen heb ik de Engelste afkorting gegeven, AR is dus debiteuren, PA is projecten en OTL is Oracle Time and Labour (tijdschrijf systeem). Daarnaast zal er informatie uit de maatwerk applicatie straks worden ingelezen in de OHP oplossing. Idem wordt een deel van de gegevens in de salaris applicatie ingelezen.

Dit is een belangrijk gegeven, slechts een zeer beperkt deel van de informatie wordt ingelezen in de OHP oplossing. Het hangt helemaal van uw wensen af wat wordt ingelezen. De volgende illustratie geeft met gele blokjes weer wat er bijvoorbeeld zou kunnen worden ingelezen. En dan ziet u dat er maar een zeer beperkt deel zal worden ingelezen. Het is dus zaak goed te identificeren wat voor uw organisatie echt belangrijke stuurinformatie geeft, want een oplossing als OHP dwingt u in ieder geval bij de eerste inrichting om te focussen op de echt belangrijke zaken.

U ziet dus dat OHP duidelijk niet alle data van uw systemen meeneemt. Voordat u gefrustreerd raakt dient u echter te beseffen dat het implementeren van een systeem met dit -- wellicht op het eerste gezicht beperkte -- ambitieniveau in praktijk nog vrij lastig is. Veel analyse systemen gaan ten onder aan een te hoog ambitie niveau waarbij men zonder voldoende structuur en nadenken vooraf zoveel mogelijk informatie in de kubussen probeert te stoppen. Gevolg is dan weer te trage oplossingen waar de uitkomsten niet voldoende betrouwbaar zijn. Daarnaast dient u natuurlijk uw organisatie op de belangrijkste maatstaven te sturen en dient u niet te vervallen in micro management. Ik kan het fout hebben en heb geen statistische onderbouwing, maar te vaak heb ik datawarehouses ten onder zien gaan aan onvoldoende doordachte groei.   

In de praktijk zult u de geladen informatie verdelen over een drietal kubussen. Hierbij kan uw implementatie consultant u helpen. Ik heb niet gekozen voor de standaard indeling van balans, resultaten rekening en analyse / FTE / KPI kubus. Hieronder ziet u dan hoe de bovenstaande gegevens, uitgesplitst in de elementen / divisies, geladen gaan worden in de verschillende kubussen.

U zult uiteindelijk indien u kiest voor een implementatie die niet te ambitieus is een analyse en beheersings applicatie krijgen met bovenstaande voor u als essentieel beschouwde stuurinformatie. U kunt begrotingen flexibel opzetten en goedkeuren, u kunt kpi's meenemen in uw begroting, u kunt sturen op FTE of tijdsbesteding. Voordat u zover bent kan enige tijd duren. Het is na uw keuze van de dimensies de leden van deze dimensies te bepalen inclusief de hierarchie die u wenst toe te passen. U dient ook te beseffen dat er mogelijke conflicten kunnen zijn. De kostenplaats komt in alle drie de kubussen voor. De vraag is echter of er nu consistent gebruik is van de kostenplaats in uw KPI en salarissysteem bronsystemen. In teveel organisaties is deze consistentie niet gewaarborgd. Zijn er in uw organisatie procedures die bij nieuwe kostenplaatsen afdwingen dat deze op hetzelfde moment in de verschillende systemen van uw organisatie worden doorgevoerd? Bewaakt u deze consistentie? Als u besluit dat een kostenplaats wordt omgehangen of opgesplitst in het nieuwe budgetjaar, kunnen uw andere applicaties dit goed verwerken? Worden correcties betrekking hebbend op het voorgaande boekjaar dan nog wel juist verwerkt? Te vaak staan applicaties maar 1 lijst met stamgegevens en 1 hierarchie toe. En komen er dus problemen op het moment dat u zaken omhangt.

Bij tijdschrijven gelden ook wat beperkingen. Vaak is er achterstand met tijdschrijven. En zullen op het rapportage moment niet alle uren van de voorgaande maand geschreven zijn. Men kiest er dan maar voor om de uren geschreven in de betreffende maand, onafhankelijk welke maand het nu betreft, geheel toe te rekenen aan de maand waarin men ze heeft geschreven. Dus als het oktober is en iemand schrijft zijn uren van de afgelopen drie maanden dan eindigen deze in veel oplossingen uiteindelijk in oktober. En zijn de uren in oktober veel te hoog voor deze persoon. Het is ook mogelijk de uren tevens te relateren aan de maand waarop ze betrekking hebben. In een ideale situatie helpt executive sponsorship hier. En kan de executive sponsor hier aangeven wat men wenst en krijgt men de steun om eventuele veranderingen in subsystemen doorgevoerd te krijgen. Ik heb ooit iets dergelijks bij de hand gehad met transfer pricing waar men de voorcalculatie wenste te confronteren met de nacalculatie (in de EBS). Dit betrof onder andere de opslag voor in en uitgaande vrachtkosten. De oplossing was een projectcode in te voeren naast de rapportage maand. Dus in oktober werd x gefactureerd voor maand Y. En was Y de projectcode van de betreffende maand.

U ziet dus dat u keuzes moet maken. Vandaar dat systemen als OHP die nog niet alles met elkaar kunnen combineren passen in het groeitraject naar een situatie waarin u ad hoc veel en veel meer kan analyseren dan OHP nu toestaat. OHP implementeren kan voor veel organisaties al lastig zijn. Zeker organisaties die experimenteren met nieuwe vormen van het afleggen van verantwoording. Indien u de scope (projectdoelstelling) beperkt tot de hoofdlijnen heeft u een veel grotere kans van slagen dan indien uw ambitieniveau te hoog is. Vandaar dat ik u zou willen adviseren uw ambitie in toom te houden en te kiezen voor bijvoorbeeld een 2 fasen implementatie. Waarin u eerst een beperkte scope realiseert. Daarna een jaartje met het systeem gaat werken, en tussentijds met een beperkt budget nog wat quick wins realiseert. Daarna gaat u dan naar een volgende fase. Tijdens de OHP implementatie heeft u kennis gemaakt met de noodzaak tot een goed master data management en tijdens het eerste gebruiksjaar kunt u intern zonder al te veel beroep op consultants enige veranderingen doorvoeren in systemen die u in fase 2 wenst mee te nemen. Zodat u in het jaar daarop meer mogelijkheden heeft om de volgende fase van het project in te gaan en dit ook een stuk sneller verloopt.

Ik mag hier wellicht nogal kritisch lijken ten opzichte van OHP, maar het is waarschijnlijk een van de beste zo niet het beste systeem momenteel op de markt. Voor de goede orde vermeld ik dat OHP soms ook als volledig met de EBS geintegreerde oplossing verkocht wordt onder meer omdat er single sign on mogelijk is en je dus van uit de EBS je bij OHP horende autorisatie kan selecteren. Dit is ook mogelijk met OBI EE.