Te vaak bevatten standaard rapportages wel al de benodigde informatie maar wordt het in een vorm gepresenteerd die niet aan de gebruikers vereisten voldoet.

Een voorbeeld kan dit wellicht verduidelijken. U wenst een lijst met uitstaande facturen om uw debiteuren beheer uit te voeren. Dit rapport zoudt u op diverse manieren willen kunnen sorteren. U wenst snel te kunnen zien wat de oudste posten zijn, wat de grootste, wat de posten groter dan een ton ouder dan een half jaar, etcetera. Standaard rapporten voldoen hier niet. U dient de output eigenlijk in kolomvorm te krijgen en deze kolommen in Excel of Access te kunnen bewerken om zo beter te kunnen analyseren waar de risico's zitten. Standaard rapportages die uitgaan van geprinte lijsten kunnen dit nooit leveren. En wel omdat deze een beperking hebben van 180 tekens per regel. En daar moet alle informatie in worden verschaft. Dat lukt niet, en dus krijg je rapporten waar eerst in een regel de klantinformatie staat, en dan een regel met de uitstaande facturen. Of als het om ontvangstenbeheer gaat om rapporten met ten minste 3 regels om alle relevante informatie per vrijgave regel van de inkooporder te registreren. (EBS r12 is hier volgens mij deels een verbetering maar het is nog steeds een probleem)

Om toch nog tot goed module beheer te komen heeft u nu de keuze om een duur maatwerk rapport te laten bouwen voor enkele uitvoerende medewerkers van de betreffende module, uw functioneel beheer afdeling SQL scripts te laten maken en deze periodiek te draaien, de standaard rapporten aanpassen zodanig dat ze op XML basis er goed uit komen (veel werk voor uw functioneel beheer afdeling) of datawarehouses aan te schaffen en in te richten. Daarnaast kunt u overwegen de "insight" oplossing van "insightsoftware" aan te schaffen, of andere oplossingen. Wat u ook kunt doen is kijken of een tekstschraap programma niet iets voor uw organisatie is.

Tekstschraap programmatuur is niet altijd even populair bij consultants, mede omdat je er als consultant bijna niets aan kunt verdienen. De verkoop van een dergelijk programma dat meestal is bedoeld voor hooguit een paar dozijn medewerkers per klant voor een prijs die vaak ver onder de 1000 euro ligt per licentie zorgt niet echt voor een dikbelegde boterham. Aan de installatie kan je geen geld verdienen, alleen aan het inrichten van de filters, maar dat is meestal ook in een dagje of wat klaar. Tekstschraap programmatuur is ook niet altijd geliefd bij de ICT afdeling, het is de zoveelste applicatie die ze moeten installeren en beheren. Alhoewel dat in het geval van deze programma's eigenlijk nietzoveel voorstelt. Daarnaast wordt het meestal gebruikt om daarna de data in Excel te sorteren en bewerken. En dat is in sommige bedrijven als vloeken in de kerk. Vaak is er overgegaan naar een ERP pakket met de gedachte dat al die spreadsheets daarna niet meer nodig zijn. Die zijn echter helaas wel nodig. Draai anders eens de nodige standaard rapportages uit de EBS uit en kijk of ze je daadwerkelijk op operationeel gebied efficient ondersteunen. Sommige rapporten doen dat inderdaad, maar teveel rapporten falen. Dit toegeven is lastig. Een oplossing is dan dure datawarehouses in te richten, ook voor operationele beheersactiviteiten. Datawarehouses die door de gebruikers community overigens pas geaccepteerd worden als er een "export to Excel" button op zit.....

Hoe werkt nu zo'n tekstschraap programma? De gebruiker draait eerst het standaard rapport uit het ERP pakket, maar het mag ook een verkoop systeem zijn of een andere applicatie. Zolang er maar een rapport in txt formaat uitrolt. Daarna start hij de tekstschraap applicatie op, selecteert het betreffende txt bestand, selecteert het bij dat rapport horende al eerder aangelegde filter, drukt op een knop, en alle niet relevante gegevens verdwijnen. Hij leest daarna de informatie in in Excel (kan gewoon met knippen plakken) en is ofwel klaar ofwel moet nog een met een macro te automatiseren eindstap uitvoeren. Kortom, de standaard Oracle rapporten zijn de basis, en je houdt alleen informatie die je nodig hebt over. Aangezien de standaard rapporten vaak rapport totalen bevatten kan gecontroleerd worden of de operatie goed is verlopen.

Het is niet aan te raden deze oplossing als basis te nemen van uw algemene informatie voorziening. Echter is het ook niet aan te raden om per module tienduizenden euro's te steken in maatwerk rapporten of data warehouses. Maatwerkrapporten of SQL queries hebben ook zo hun risico's, het is vaak beter uit te gaan van standaard Oracle rapporten omdat deze redelijk "fool proof" zijn. Zoals ik het zie kunnen tekstschraap programma's in bepaalde gevallen veel geld uitsparen, en u snel in staat stellen noodzakelijk beheer uit te voeren op module niveau. Eventueel zijn ze tijdelijk, het is snel te implementeren tegen geringe kosten. In een latere fase van uw datawarehouse kunt u dan de meest gebruikte filters / rapporten meenemen. Ik zie ze vooral voor operationele ondersteuning (opsporen oude ontvangsten, overzicht krijgen van uitstaande debiteuren, in detail analyse uitvoeren van bepaalde tussenrekeningen door rapporten uit de modules te gebruiken voor de aansluiting, etcetera). Dus voor ongeveer een dozijn medewerkers die betrokken zijn bij dit operationele beheer.

Zie eventueel voor meer informatie de link naar Text Pipe Pro waar ik laat zien hoe dat programma werkt. Dit is een product van Datamystic. Monarch is een iets duurder alternatief dat betere grafische mogelijkheden heeft bij het bouwen van het filter. Monarch komt van Datawatch. Beide leveranciers hebben gratis proefversies op hun sites staan. Ik heb beide gedownload, maar Monarch verschafte een zeer oude proefversie die niet op Vista werkte. Text Pipe Pro kon ik gratis downloaden en voor 30 dagen proberen. Dit was een recente versie. Gevolg is dat ik zelf Text Pipe heb aangeschaft. Het zou kunnen dat Monarch uiteindelijk een beter product is. Maar ik heb intussen met Text Pipe Pro een oplossing gevonden die redelijk werkt.

official Monarch Pro site

official Text Pipe site