Ik beschrijf hier mogelijke toepassingen van Text Pipe Pro vanuit een administratieve en een rapportage invalshoek. Je moet overigens de Pro versie hebben omdat je met de veel goedkopere standaard versie niet goed tekstpatronen kan definieren in je filters, en dat heb je juist wel nodig, dus als ik het hier over Text Pipe heb, bedoel ik steeds de Pro versie.

Wat het doet is al deels beschreven op de report data mining pagina. Het schraapt ofwel niet welgevallige regels of delen van regels weg uit standaard rapportages, ofwel het selecteert juist alleen de regels die je moet hebben. Je kan ook bijvoorbeeld een filter opstellen als: selecteer alle tekst strings met het "@" teken. Dus dankzij tekst schraap programma's kunnen spammers als ze webpagina's geautomatiseerd doorlopen e-mailadressenlijsten samenstellen, maar dit terzijde.

Indien Text Pipe wordt gebruikt zullen er enkele functionarissen nodig zijn die bedreven worden in het opstellen van de filters, echter als je dit goed doet is dit een eenmalige actie. Daarnaast zul je een iets grotere groep gebruikers kunnen krijgen die de aangelegde filters gebruikt. De instructie voor deze laatste groep gebruikers is heel simpel.
Stap 1, draai je rapport uit Oracle en sla dat als tekst bestand op in een vooraf gedefinieerde directory.
Stap 2, start een Text Pipe en open een Text Pipe bestand met het juiste filter.
Stap 3, onder de tab "bestanden om te bewerken" plaats je het pad naar je zojuist gedraaide rapport
Stap 4, klik op "Trial run"
Stap 5, dit is eigenlijk al genoeg, kopieer je gegevens naar Excel en ga aan de slag (je kan eventueel ook text pipe een output bestand laten maken)
Stap 6, (optioneel) draai in Excel een macro om indien je bestand uit twee rijen bestaat, deze rijen in 1 rij naast elkaar te krijgen.

Dit is een controleerbare routine (als het standaard rapport een totaaltelling laat zien) die niet meer dan een paar minuten in beslag hoeft te nemen. Met minder dan 500 euro per licentie voor de applicatie, en mogelijk een dag bouwen van filters, en eventueel nog wat uurtjes voor aanvullende macro's, hebt een module ontsloten. (Als ICT dwars ligt komt daar de kosten van een laptop bij met bij voorkeur Excel 2007.)
De module verantwoordelijke kan nu enkele beheerstaken uitvoeren die deze voorheen niet kon uitvoeren, bijvoorbeeld doordat de aan te pakken probleemfacturen dan wel problematische ontvangsten duidelijk zijn. En volgende maand start hij weer Text Pipe op. Als deze medewerker moet wachten tot er datawarehouse oplossingen komen dan kan hij meestal lang wachten. En vinden deze werkzaamheden tot dat moment minder efficient of niet plaats.

Hoe ziet zo'n filter er nu uit?

Bijvoorbeeld zo:
Dit is een voorbeeld van een filter met maar 1 regel:
Behoud overeenkomende lijnen:10.1511260.0000.00.0.0.0|I.O.:|Regel
Bestudering van het standaard Oracle rapport liet zien dat alleen regels met ofwel "10.1511260.0000.00.0.0.0" ofwel "I.O.:" ofwel "Regel" informatie bevatte. Dat zijn dus de enige regels die behouden worden. Merk wel op dat dit iets van programmeren wegheeft, degene die het filter opstelt moet snappen wat argumenten zijn, en weten dat bij Text Pipe het pijpje "|" de argument scheider is. Dit zal iemand moeten zijn met enige ervaring in programmeren, bijvoorbeeld wat VBA ervaring. Die een paar dagen de kans moet krijgen zich dit even eigen te maken, het leren gaat best wel snel. Als deze persoon niet wist dat het pijpje het argumentscheidingsteken was dan had hij wellicht iets minder efficiente code geschreven door een filter te definieren met drie regels te weten:
Regel 1, Behoud overeenkomende lijnen:10.1511260.0000.00.0.0.0
Regel 2, Behoud overeenkomende lijnen:I.O.:
Regel 3, Behoud overeenkomende lijnen:Regel
Bovendien is dit niet de echte code, dit is wat de gebruiker ziet in de GUI als hij middels het "drag and drop" principe het filter opbouwt.
In het plaatje hieronder zien we hoe dat gaat, de meeste filters zullen "extract" zijn, en door de "behoud overeenkomende lijnen" tussen 2 code regels te slepen genereer je een nieuwe code regel die regels selecteert. Zet de matching op "perl" (dit is waarom je de "pro" versie moet nemen) en type dan wel copieer je te behouden tekst over. Zo simpel is het bouwen van een filter. Je kan filters zo complex maken als je wil of als nodig is, je kan ze laten beginnen vanaf een bepaalde regel, je kan ze bepaalde tekens uit het hele document laten weghalen (het "blokjes" probleem waar oracle rapporten soms mee zitten, om de zoveel regels komt er aan het begin of einde van de regel een blokje, kon ik hiermee bij een klant oplossen) etcetera etcetera.

Het bouwen van een filter in 1 screenshot weergegeven

Er is niet 1 definitieve rapportage oplossing, iedere organisatie zal een landschap van diverse applicaties en tools gebruiken om de gegevens uit de EBS en andere systemen te halen. Text Pipe, kan met haar beperkingen toch een nuttige rol spelen.

Text Pipe was een aantal keren zeer nuttig voor mij, ik kon onder andere de volgende rapporten eindelijk in een gebruikersvriendelijke vorm krijgen:
AR: ageing rapporten van meer dan 5000 pagina's
PO: niet gefactureerde ontvangsten rapporten van tegen de 8000 pagina's, het PO_distributuion_detail rapport (detail inkooporder distributie, geeft distributie per IO, kan je afloopcontroles gaan doen per IO als je op de juiste wijze het juiste AP rapport erbij zet en middels vertikaal zoeken gaat kijken wat per regel gematched is en wat niet), het accrual reconciliation report (aflettering transitorische posten, voor die altijd lastige tussenrekening nog te ontvangen facturen voorraadgoederen)
andere modules: factuur register, overzicht boekingsposten, detail materiaalrekening distributie, overzicht materiaal rekening distributie, overzicht project subgrootboek, etcetera.

Text Pipe is voor mij een effectieve uitbreiding van mijn toolkit gebleken en ik heb daardoor de klant een aantal keren beter van dienst kunnen zijn. Indien U mij echter vraagt een datawarehouse oplossing als OHP voor U in te richten om daarmee uw modules te ontsluiten dan doe ik dat natuurlijk ook graag!

Voor de twijfelaars, dit is bij veel organisaties een van de belangrijkste inkooprapporten, bijna 2000 pagina's in dit voorbeeld, maar ik heb ze veel erger meegemaakt. Dit rapport is eigenlijk essentieel voor ontvangstbeheer. Zoudt u uw medewerkers deze lijst post voor post willen doen nalopen of zou het handiger zijn dit in Excel te zetten en aldaar te selecteren? Deze lijst dient eigenlijk per afdeling de organisatie te worden ingestuurd, waarbij posten ouder dan een bepaalde datum moeten worden opgelost. Ook daarvoor heeft u Excel nodig omdat de kostenplaats geen onderdeel is van de selectieparameters van dit rapport . En om dit rapport in Excel te zetten heeft u Text Pipe nodig. Dit is een listig rapport om als maatwerk rapport te bouwen, heb dat 2 keer gezien en het resultaat was niet altijd optimaal, het kostte in ieder geval veel geld om te bouwen. (het voorbeeld rapport hierboven hier en daar geanonimiseerd en vervaagd)