Hoe krijg je de waarbeid boven de tafel? Hoe zorg je dat je verantwoording kan afleggen? Hoe kom je tot een jaarrekening. Hier valt veel over te vertellen, ik beperk me tot de meest praktische tips om te komen tot een balansdossier en en jaarrekening die verdedigbaar is. Ik ga niet in op de lijncontroles, de AO / IC of de laatste regelgeving. Ik ga uit van een grote complexe organisatie met meerdere grote organisatie onderdelen. Die zelf beschikken over financieel specialisten. Ik beschrijf dit vanuit de optiek van degene die het werk doet. Vanuit de centrale organisatie de lijnen uitzet, de dossiers verzamelt, controleert,consolideert en presenteert aan de financieel directeur. Die daarna eventueel samen met P&C of Beleid en Evaluatie of welke andere stafdienst ook het jaarverslag schrijft. En de puntjes op de i zet van de jaarrekening.

DE EERSTE DAGEN

U heeft een nieuwe opdracht aangenomen, en moet een jaarrekening traject vorm gaan geven bij een grote organisatie. De organisatie werkt met Oracle EBS. De dectrale organisatie onderdelen leveren hun eigen onderdeel van de jaarrekening op en u dirigeert, controleert en consolideert. Op de eerste dagen draait u een rekening schema uit, een balans, zorgt dat u de grootboekrekening hierarchie voor de interne verantwoording en voor de jaarrekening helder krijgt. U zorgt dat u beschikt over de jaarrekening dossiers van de afgelopen jaren. En de management letters van de accountant. Natuurlijk zorgt u ervoor de belangrijke personen in de organisatie te spreken. En praat u met de afdeling AO/IC. Ik ga er verder vanuit dat de AO/IC functionarissen zorgen voor hun gedeelte van de controles. En dat u zich richt op de balansdossiers en andere controles.

UW PLAN

U heeft na de eerste dagen een globale indruk. Ik ga ervan uit dat er het nodige mis is, en dat het ongeveer juni is. U heeft nog de mogelijkheid een en ander op de rails te krijgen. Binnen EBS is de eerste prioriteit dat de modules, de subgrootboeken, aansluiten met het grootboek. Dat is immers niet vanzelfsprekend. Ik ga uit dat er 12 maandperiodes zijn ingericht of 13 4 weken periodes. En dat er twee correctie periodes zijn. Indien de modules niet sluiten met het grootboek dan is het opleveren van een jaarrekening een grote uitdaging. U heeft dan immers twee waarheden, de waarheid volgens de module, en de waarheid volgens het grootboek op basis waarvan u uw jaarrekening oplevert. Uw lijn en proces controles in de subgrootboeken hebben dus geen relevantie voor uw jaarrekening. Omdat ze betrekking hebben op een andere realiteit. In de praktijk wordt de soep niet altijd zo heet gegeten, maar u brengt uzelf en de organisatie in zwaar weer als dit onderdeel niet op orde is.

Het verdient aanbeveling enkele keren het jaarrekening proces te oefenen. Laat uw divisie of sector controllers tussentijds een paar keer een balansdossier opleveren en controleer dit. En consolideer dit zelf tot een jaarrekening. U ziet nu vanzelf waar de pijnpunten zitten.

U heeft de opzet van het dossier en de te maken controles intussen helder. U stelt instructies op voor de decentrale financieel specialisten. Per grootboekrekening geeft u de te ondernemen acties weer. Dit kan zijn het aansluiten van de sub met het grootboek, het kan zijn het leveren van een specificatie (dit is iets anders dan een grootboek uitdraai, maar geeft de niet weglopende posten weer, indien nodig gegroepeerd). Het kan ook zijn dat u posten boven een X bedrag onderbouwd wenst te zien. Met bijvoorbeeld een getekend brondocument. Het is mogelijk dat bepaaalde interfaces zoals de salaris interface centraal aangesloten worden door 1 specialistische functionaris. En dat bepaalde voorzieningen (vakantie dagen, bonussen en dergelijke) centraal berekend worden. Vergeet deze onderdelen niet en zorg dat ook dit soort zaken op orde zijn. Voor uzelf dient u op dit moment een overzicht te hebben waar u per grootboekrekening weet wat er dient te gebeuren, door wie, en wanneer, en in welke vorm. Dit is eigenlijk het belangrijkste.

DE NOODZAAK TOT AANSLUITEN

Als de modules aansluiten met het grootboek heeft u al een groot deel van uw jaarrekening. U kunt immers vanaf dat moment de rapportages uit de subgrootboeken gebruikU en. Rekeningen als betalingen onderweg worden binnen EBS niet op grootboek niveau afgeletterd maar in de subgrootboeken. Daar bestaan standaard rapportages voor en die dient u te gebruiken als u de logica van uw systeem wenst te volgen.

Het verdient aanbeveling inzicht te hebben in de boekingsgangen van EBS en welke rekeningen systeemrekeningen zijn. Systeemrekeningen zijn rekeningen die slechts vanuit subgrootboeken dienen te worden gevoed. Of vanuit interfaces zoals het salarissysteem. Als deze rekeningen door bijvoorbeeeld memo boekingen worden vervuild dan is het aansluiten vele malen lastiger. Vandaar het advies om de systeemrekeningen als de salaris rekeningen, de vaste activa rekeningen, de rekening crediteuren, betalingen onderweg, debiteuren, stortingen, bankrekeningen, etcetera zuiver te houden. Als u erin slaagt dat het periode einde beheer goed op orde is, en men de modules tijdig sluit en de modules aansluiten met het grootboek dan heeft u al veel bereikt. U begrijpt uit het bovenstaande dat ik eigenlijk het aansluiten en een goed periode beheer als een conditio sine qua non beschouw voor de jaarrekening.

Besef dat niet gedocumenteerde aansluitingen niet zijn uitgevoerd. Het verdient aanbeveling tot een inzichtelijke directory structuur te komen voor de documentatie van de aansluitingen. Hier hangt het van de visie van de organsiatie af wie verantwoordelijk is voor de aansluitingen. Binnen EBS worden de modules vaak door de afdeling functioneel beheer dicht gezet. Het kan zijn dat de bedrijfsonderdelen zelf zorgen voor een aansluiting of dat functioneel beheer dit doet. Bij voorkeur wordt een module pas dichtgezet nadat er vooraf een controle op aansluiting, dit is bij sommige modules iets lastiger. Hoe dan ook, het afsluiten dient te resulteren in een gedocumenteerde aansluiting die via een overzichtelijke directory structuur te ontsluiten is (draai rapporten in PDF en / of maak screenshots van grootboek dan wel sub). Soms is een Excel oefening nodig, bijvoorbeeld bij salarisinterfaces met een vertaaltabel van looncodes naar grootboekrekeningen. Zorg dat ook deze aansluiting beschikbaar is en naspeelbaar. De op te leveren documentatie dient vooraf beschreven te zijn zodat hier geen discussie over is. Zodra er uitzonderingen zijn dient dit meteen gecommuniceerd te worden. Het niet beschikken over een aansluiting kan immers een resultaat effect hebben. Pas na een geslaagde aansluiting is de in het grootboek getoonde informatie geschikt als management info of bron voor het afleggen van verantwoording.

HET SNAPPEN VAN PROCESSEN

Oracle vereist kennis van de boekingsgangen en de aansluit rapportages. Daarnaast zijn er proces risico's als bepaakde tussenrekeningen. Zo is er een tussenrekening in de projecten module voor de nog niet uitgefactureerde projecten. Maar al te vaak is er geboekt "nog te factureren tusenrekening project debiteuren" en "aan omzet". De baten zijn genomen maar de facturen nog niet gemaakt. Dit wordt door de accountant vaak als een probleem ervaren.... Ook als het interne facturen betreft, die komen immers niet in de eliminatie voor en de organisatie neemt baten die er niet zijn. De afstemming van de interne vorderingen en verplichtingen kan ook een aandachtspunt zijn. Indien hier bij de inrichting aandacht aan is besteed dan kan de eliminatie simpel zijn. Echter zal dit onderdeel maar al te vaak tot problemen zorgen. (vrij veel organisaties kiezen voor de intercompany transacties voor debiteuren - crediteuren transacties die soms oom nog eens worden afgerkend). In een ideale situatie beschikt u over een totale decompositie van de processtappen binnen EBS en kunt u de risico's behorende tot de stappen inschatten en beheersen. Het is ook mogelijk dat u een deel van dit werk uitbesteedt, het opstellen van deze analyses vereist specialistische kennis van het totaalplaatje van EBS. Helaas zijn niet alle informatie analisten financieel specialist en kunnen ze u niet altijd goed helpen bij het identificeren van de grotere risico's. Zoals de eerder vermeldde tussenrekening projectfacturatie. Afhankelijk van uw inrichting zullen er mogelijk ook andere risico's zijn die subtieler verborgen zijn.

DE RELATIE MET DE ACCOUNTANT

Zelf werk ik graag vrij nauw samen met de accountant tijdens de voorbereiding. De lijst op te leveren stukken van de accountant heeft ruimte voor interpretatie, van te voren stem ik graag af wat een voldoende vorm van oplevering is. Hiertoe is een proefjaarrekening een prima gelegenheid. Ik neem mijn grootboekrekening schema met de volgens mij uit te voeren controles en leg dit naast het document van de accountant. Vervolgens vertaal ik dit naar de decentrale financieel specialisten. Ik schrijf een uniforme oplevering voor van de verschillende onderdelen. Goede voorbereiding is essentieel. Een uniforme oplevering van specificaties maakt het leven veel gemakkelijker. Als de transitorische passiva specificaties dienen te worden samengevoegd wil ik gewoon kunnen knippen en plakken zonder kolommen te moeten aanpassen. Dit geldt voor alles. Als je 6 keer iets moet controleren wil je 6 keer dezelfde opzet zien en niet iedere keer net iets anders. Hetzelfde geldt voor de accountant. Stem van te voren af of de opzet van het dossier voldoet. En de grondslagen voor de berekening van voorzieningen. Je wil niet op het laatste moment horen dat de accountant totaal iets anders verwacht en je opnieuw een paar dagen kan gaan rekenen. De acountant weet deze opzet, van te voren de op te leveren stukken bespreken, vaak ook te waarderen. De vertaalslag van de lijst van de accountant naar praktische belegstukken en op te leveren documentatie moet ruim voor de jaarrekening voor beide partijen helder zijn. Ik vermeld dit omdat maar al te vaak hier een probleem ontstaat.

Het is mogelijk tijdens het eigenlijke jaarrekening traject alle communicatie met de accountants via 1 persoon te doen verlopen. Ik ben daar niet echt een voorstander van, maar zorg wel dat mensen die je vertrouwen kan de communicatie met de accountant ondernemen. Sla alle aan de accountant opgeleverde stukken centraal op. En teken onderdelen die gecontroleerd zijn door de accountant af Als accountants iets hebben gekregen, doe aan follow up, vraag van te voeren wanneer ze klaar zijn met de controle van dit onderdeel en neem dan contact op. Het is zaak een strik te doen om de door de accountant gecontroleerde onderdelen. Heeft hij crediteuren gecontroleerd dan gaat het slotje erop, hij heeft het gecontroleerd, er zijn geen vragen meer, dus het is goedgekeurd. Slechts op deze manier kan men voortgang maken. Het is zeer frustrerend als accountant reeds gecontroleerde onderdelen telkens opnieuw gaat controleren. Spreek af dat gecontroleerd betekent dat het gecontroleerd is en er geen nieuwe vragen komen over dat onderdeel tenzij er nieuwe feiten zijn die de accountant nog niet kon weten op basis van de aangeleverde stukken die erop wijzen dat er iets niet goed zit.

DE RELATIE MET DE DECENTRAAL FINANCIEEL SPECIALISTEN

Wees strikt en duidelijk. Maar laat ook je gezicht zien, kom uit dat hoofdkantoor en bezoek de decentrale onderdelen. Hier is de bestaande cultuur natuurlijk belangrijk. Het is mijn ervaring dat bezoeken over het algemeen op prijs gesteld worden. Probeer het belang van de proefjaarrekening duidelijk te communiceren, en zorg dat de financieel directeur je in deze steunt. Het tijdig en volledig opleveren van de stukken voor een hard close is een hoepel waar men doorheen moet gaan springen. In het begin kan dit frictie geven, steun van je directeur is dan noodzakelijk. Als men een paar keer door de hoepel is gesprongen dan is dat op een gegeven moment een automatisme en ziet men ook decentraal het belang in van controle. Zelf ben ik relatief soepel met decentrale transitorische passiva. Als men het spel maar goed speelt. Het is dan prettig als tijdens de afstemming vooraf de accountant meegaat met je stelling dat bepaalde posten binnen zekere grenzen een ervaringsinschatting zijn van het management. Dit kan veel discussies achteraf voorkomen en geeft de decentrale onderdelen nog enige speelruimte. Geef je ze nergens speelruimte dan gaan de hakken echt in het zand. Je moet strikt zijn. Soms is het echter aan te raden flexibiliteit te tonen, ik ga ervan uit dat de lezer over voldoende emotionele intelligentie beschikt om hier een juiste inschatting te maken.

DE OPZET VAN HET DOSSIER

Thans kan veel electronisch worden aangeleverd. Het verdient de aanbeveling per jaar en per proefafsluiting een directory aan te leggen met alle bestanden. Daarnaast is een hard copy van sommige onderdelen nog steeds prettig. Wat vaak het beste werkt voor de daadwerkelijke jaarrekening is een proefbalans inlezen in Excel en deze in een inleesblad te copieren. Met vertikaal zoeken wordt dan een blad gevuld met alle rekeningen, waarachter de comprimeer niveau's vermeld zijn. Het resultaat is dus een tabel met grootboekrekeningen, saldi, een aanpassingskolom, saldo na de VJP, en de verschillende parent / hierarchie niveau's daarachter. Hierdoor zijn draaitabellen te maken die alleen maar hoeven te worden ververst nadat een nieuwe proefbalans is ingelezen. Zo is de balans niet meer dan een draaitabel over de balans rekeningen met het relevantie hierarchie niveau. Evenzo de resultaten rekening. De tabellen in de toelichting zijn draaitabellen van lager niveau op onderdelen van balans. Het verdient aanbeveling nadat de subgrootboeken zijn dichtgezet ergens begin of medio januari niet te lang wachten met afsluiten!) dat de decentrale organisatie onderdelen hun jaarrekening maken. Door de periode december van het grootboek ook dicht te zetten krijg je een bevroren situatie. Door de aanpassingskolom in het spreadsheet is het mogelijk de voorgestelde VJP's alvast decentraal in Excel mee te nemen. Het is mogelijk dat er een verificatie slag over de VJP's plaats gaat vinden door centraal. Het is ook mogelijk dat de VJP's zonder veel discussie geboekt gaan worden. Hiertoe kan ofwel december nog eenmalig worden opengezet, ofwel het wordt in de eerste correctie periode geboekt.

Hierna is decentraal klaar met de oplevering van het dossier en zijn ze nog nodig om vragen te beantwoorden. Je gaat centraal consolideren, en ook dan is de extra corectie kolom welkom. Het kunnen ook meerdere kolommen worden. Door de correctie kolom heb je een verband tussen grootboek, de correcties, en de jaarrekening. Als je financieel directeur het met de cijfers eens is zou je de VJP correcties alsnog kunnen boeken in een correctie periode. Je kan de tweede VJP periode reserveren voor de bevindingen van de accountant. Door op deze manier te werken in Excel, het inlezen van een proefbalans en de correctie kolommen, ben je overzichtelijk bezig en door het verversen van de draaitabellen heb je als snel de gegevens voor je jaarrekening in de juiste vorm. Soms ben je nog even aan het puzzelen voor de SHBM....

Uiteindelijk zal je toch wat papier opleveren, op zijn minst vinklijstjes die aansluiting met jaarrkening voorgaand jaar en het grootboek aantonen. Door structureel toch bepaalde zaken uit te printen dwing je jezelf tot een laatste controle, zelf zie ik toch graag aan het einde van het traject een rijtje dossiers op de plank staan.

DE ROL VAN DE SUBADMINISTRATEURS

Hoofden van subadministraties dan wel de eerste medewerkers dienen hun subadministratie te ontsluiten volgens de met de accountant afgesproken werkwijze. Steekproeven moeten volgens voorafgaand getest en met de accountant afgestemd protocol worden aangeleverd, bij voorkeur via jou zelf na een controle door te sturen naar de accountant. Specificaties als ouderdomsanalyses worden opgesteld. Aansluitingen gemaakt. Het verdient aanbeveling van te voren te wijzen op de naderende jaarrekening en met de subgrootboeken plannen van aanpak te maken. Als er tussenrekeningen onacceptabele saldi hebben, zorg dat je dit in oktober weet zodat er nog wat aan te doen valt. De administrateurs der subs dienen te zorgen dat ze bij zijn met de transacties, dat de tussenrekeningen schoon zijn en dat alles inzichtelijk en controleerbaar is. Een complicatie kunnen de interne debiteuren en crediteuren zijn, deze eliminaties dienen te maken te zijn. De sweeplijst in crediteuren moet leeg zijn of zeer beperkt, idem de onvolledige facturen lijst in debiteuren. Alle relevante posten dienen geboekt te zijn, het ontvangsten beheer dient bij te zijn (kan anders een grote impact hebben). Zaken als stelposten ivm transitorische passiva dienen naast de door het systeem gegenereerde stelpost voor niet gefacgtureerde ontvangsten gelegd te worden om dubbeltellingen te voorkomen. Oude ontvangsten die in de kosten genomen zijn dienen gecontroleerd te worden zodat ze niet via bijvoorbeeld een niet gematchde factuur dubbel in de kosten zitten. Aandacht dient besteed te worden aan facturen in het nieuwe jaar binnen gekomen voor voortgaande jaar, daar dient een routine te worden opgesteld.