Een van de toegevoegde waardes van een ERP pakket is dat je gemakkelijk aanvullend inzicht kan krijgen in je aangegane verplichtingen die ooit tot daadwerkelijke kosten zullen leiden. Je hebt dus het antwoord op wat de vrije bestedingsruimte is voor nieuw aan te gane verplichtingen. Met andere woorden, als je budget 120 is voor een bepaald boekjaar en je hebt in november 90 kosten geboekt, dan wil je weten of je nog 30 kan uitgeven in het bestaande boekjaar of dat dit minder is omdat je al verplichtingen bent aangegaan die in het betreffende boekjaar geleverd en gefactureerd zullen worden. Bij de EBS kan je inkoop zo inrichten dat je een redelijke indicatie hebt van de aangegane verplichtingen. Stel nu dat uit de inkoopmodule blijkt dat je voor 20 verplichtingen bent aangegaan die nog niet gefactureerd zijn. Maar waarvan de levering naar verwachting wel plaats gaat vinden in hebt betreffende boekjaar dan is je vrije bestedingsruimte voor dat jaar nog maar 10. (De 20 is geregistreerd met saldosoort reservering / verplichtingen en indien je inrichting juist is zichtbaar in je grootboek).

Een voorwaarde is dat je ontvangsten beheer op orde moet zijn wil je conclusies kunnen trekken. Daarnaast is het mijn mening dat alleen indien een subgrootboek is aangesloten met het grootboek er sprake is van informatie die voor beslisdoeleinden mag worden gebruikt. U dient dus inkoop, crediteuren en eventueel voorraad aan te sluiten met het grootboek. Voor saldosoort werkelijk en voor saldosoort verplichting / reservering. Een complicerende factor is dat er geen echt goede rapportage is die u vertelt in welk boekjaar naar verwachting de betreffende verplichting valt. Als we terugkeren naar ons voorbeeld dan geeft de EBS geen duidelijk antwoord in welk boekjaar de 20 naar verwachting geleverd zal worden. Er is wel een veld genaamd "need by date" bij de invoer van de inkooporder. Maar er is geen goede rapportage voor zover ik weet die de need by date bedragen voor zover niet gematched met facturen sommeert voor een bepaalde datum (31-dec). Dit is waarschijnlijk de enige reden waarom organisaties soms voor de CC (contracts commitments) module van Oracle kiezen. Een uitgeklede versie van de inkoopmodule waar per verplichting per jaar geregistreerd kan worden in welk jaar de betreffende verplichting valt. En deze informatie dus wel boven tafel te krijgen is.

Ook in situaties waar de CC module niet is ingericht kan het toch lonen om de informatie te gebruiken. Je kan immers de weliswaar niet op "need by date" / verwacht afleverjaar gesorteerde informatie aan de budgethouders verschaffen. Deze hebben dan een overzicht van de alle voor hun kostenplaats uitstaande inkooporders en kunnen zich bij budget overschrijdingen nooit meer beroepen op "ik heb het niet zien aankomen". Als het tenminste als inkooporder was opgevoerd.

Hoe gaat nu een en ander in zijn werk? Veel organisaties werken eerst met bestelaanvragen die indien goedgekeurd door de afdeling inkoop inkooporders worden. U kunt beide smaken registreren in uw grootboek. Als er immers naast de 20 in het bovenstaande voorbeeld vermeldde inkooporders ook nog 15 in de "pijpleiding" zaten omdat deze door de budgethouder als bestelaanvraag waren opgevoerd, maar nog niet door de afdeling inkoop waren omgezet in een externe verbintenis met een leverancier, dan zou onze budgethouder, indien hij deze niet meetelde in ons voorbeeld, toch nat gaan. Immers budget 120 minus werkelijke kosten 90 is 30. Hiervan is op 20 al "beslag gelegd" door de inkooporders. Als daarnaast deze persoon nog 15 aan bestelaanvragen heeft lopen die de afdeling inkoop kan goedkeuren, dan zou hij een verwachte overschrijding op zijn budget hebben van 5. (Dit kan overigens een reden zijn om budgetcontrole aan te zetten, deze kan absoluut en adviserend zijn, is het adviserend dan krijgt de budgethouder als hij over zijn budget heen dreigt te gaan een waarschuwing).

De bestelaanvragen en inkooporders uit de module inkoop kunnen worden doorgezet naar het grootboek. U dient dan saldosoort reservering te kiezen in uw grootboekkaartje dan wel een proefbalans reservering uit te draaien om dit te zien. Ook kan deze informatie in FSG's getoond worden (Financial Statement Generator, de report writer die Oracle meelevert). In FSG's kunt u mooi in diverse kolommen de informatie verschaffen, de budget kolom, de kosten werkelijk, de reserveringen (inkooporders en bestelaanvragen), en een kolom "left to spend" / bestedingsruimte. Let wel dat vrij veel organisaties teleurgesteld zijn over FSG's, terwijl sommige andere organisaties deze toch gebruiken. Het hangt volgens mij een beetje af van het verwachtingspatroon, de skills van de implementatie consultant en de aard van de business. Indien de reserveringen boekingen gemaakt worden kunt U deze informatie natuurlijk ook tonen in een datawarehouse, dus ook zonder FSG's is deze informatie te ontsluiten.

BOEKINGEN

Let wel dat reserveringen boekingen meestal de volgende stroom zullen volgen.

Eerst goedkeuren bestelaanvraag:

(saldosoort zachte verplichtingen)
kosten
aan tegenrekening verplichtingen

Deze bestelaanvraag komt uit bij een inkoper en deze besluit er een inkooporder van te maken:

(saldosoort harde verplichtingen)
kosten
aan tegenrekening verplichtingen

Let op: nu staat het budgetbeslag er 2 keer in, zowel als zachte als harde reservering! De zachte reservering is niet langer van toepassing omdat het een inkooporder is geworden, dus de oorspronkelijke registratie van de bestelaanvraag in het grootboek dient gestorneerd te worden. Het is immers niet langer een zachte verplichting (bestelaanvraag), maar een harde (inkooporder). En zonder stornering in het grootboek van de zachte bestelaanvraag laat het grootboek een te hoog budgetbeslag zien, deze wordt nu dubbel geteld. De volgende terugboeking vindt dus plaats:

(saldosoort zachte verplichtingen)
tegenrekening verplichting
aan kosten

Stel nu dat de factuur komt. Dan registreren we deze bij matchen met de inkooporder natuurlijk met saldoSoort werkelijk / realisatie in het grootboek. Dus:

(saldosoort werkelijk)
kosten
aan crediteuren.

U begrijpt inmiddels dat de harde verplichting tegengeboekt moet worden op het moment dat de boeking in het grootboek met saldosoort werkelijk heeft plaatsgevonden. De boeking met saldosoort werkelijk kan dus niet zonder deze boeking:

(saldosoort harde verplichting)
tegenrekening verplichting
aan kosten

Indien U het kasstelsel toepast kunt u bijvoorbeeld de saldosoort facturen gebruiken. U neemt de kosten dan pas op het betaal moment. Uw crediteuren boeking met saldosoort werkelijk bij het matchen van de factuur boekt dan geen kosten maar boekt iets als:

(saldosoort werkelijk)
nog te boeken kosten
aan crediteuren

Door nu in de factuur reservering saldosoort te kijken (factuur verplichtingen) ziet u de kostensoort en kostendrager waarop geboekt gaat worden op het betaal moment. Dus bij matchen boekt U Uw harde verplichtingen af, Uw factuurverplichtingen op, en Uw saldosoort werkelijk als hierboven beschreven. Bij betaling boekt U de factuur reservering terug en neemt u de kosten met saldosoort werkelijk.

Vervolg van deze pagina alhier